I har datoen, og sandsynligvis også lokalet. Det, der mangler, er programmet inden middagen: en aktivitet, som tredive kolleger med vidt forskellige interesser kan være fælles om.
Den opgave ender som regel hos én person. Herunder gennemgår vi, hvad der skal passe sammen, hvis aktiviteten skal være racersimulatorer.
Antal deltagere afgør resten
Regnestykket er ligetil, og det bestemmer både opsætning og varighed.
Fem simulatorer i to timer passer til 10 til 20 deltagere. Er I 21 til 36, skal der seks simulatorer og tre timer til. Er I 37 til 48, seks simulatorer og fire timer. Seks simulatorer er hele vores flåde, så skalaen stopper der.
Over 48 deltagere rækker anbefalingen ikke længere, og så skal vi tale sammen først. Svaret afhænger af, hvilken rolle aktiviteten skal spille i programmet. Skal alle køre lige meget, eller skal simulatorerne være noget, deltagerne kommer forbi i løbet af den første time, mens resten er optaget af andet? I det sidste tilfælde kan seks simulatorer godt tage en større gruppe.
Deltagerne kører i hold og skiftes. Det er samtidig en del af pointen: man følger med fra sidelinjen, mens en kollega kører, og skal selv i sædet bagefter.
Før middagen eller hen over aftenen
Det næste valg handler om, hvor aktiviteten ligger i programmet, og det har betydning for opsætningen.
Ligger racingen som ét samlet punkt inden middagen, er det et firmaevent. Alle kører inden for den samme tidsramme, der er en instruktør med hele vejen, og resultatet er fundet, inden I sætter jer til bords. Det er den form, de fleste julefrokoster vælger, fordi den har en klar start og slutning og kan planlægges sammen med køkkenet.
Skal simulatorerne i stedet være tændt hen over aftenen, så deltagerne kan køre, når de har lyst, er det en anden opsætning. Der er ikke et program, der skal overholdes, men der er heller ikke nogen, der sikrer, at alle når at køre.
Begge dele fungerer. Valget skal blot træffes, inden vi pakker bilen, fordi de stiller forskellige krav til rummet og til os.
Hvad vi står for, og hvad I selv skal
Vi leverer. Vi sætter op. Vi tester hver simulator, inden den første deltager kører. Opstår der problemer undervejs, løser vi dem på stedet.
Med et firmaevent følger en instruktør hele vejen igennem, en leaderboard-skærm og en check-in-pult. Instruktøren er med, fordi de fleste af jeres kolleger ikke har prøvet det før, og fordi de første omgange er afgørende for, om de får noget ud af det.
Jeres del er kort: antal deltagere, tidspunkt og hvilket lokale vi kommer til. Resten står vi for.
Hvad det koster
Et firmaevent med fem simulatorer i to timer og instruktør inkluderet starter ved 6.995 kr. ekskl. moms. Skal der en simulator eller en time mere til, koster hver af delene 1.000 kr., lagt til én gang for hele arrangementet.
Prisen for netop jeres opsætning kan I se med det samme i bookingen, hvor I vælger antal deltagere, simulatorer og timer. I behøver ikke skrive til os for at få et tal.
Tallet er uden transport. Levering beregnes ud fra jeres adresse og tillægges, inden I modtager den endelige bookingbekræftelse.
Prisen følger opsætningen og ikke antallet af deltagere, så prisen pr. deltager falder, i takt med at gruppen vokser. Hvad der er med i de to produkter, og hvad der ikke er, står i artiklen om hvad et firmaevent og et Light Setup dækker.
Hvornår datoen skal på plads
Vi har seks simulatorer i alt, og et firmaevent optager minimum fem. Én booking lægger dermed beslag på næsten hele flåden den pågældende dag.
Datoen vælger du mens du booker, og du samtidigt kan se tilgængelighed for simulatorerne.
Hvis ingen af jer har kørt før
Det er den almindelige bekymring, og den er sjældent begrundet.
Der kræves hverken kørekort eller erfaring for at køre i simulatorerne. Der er ingen aldersgrænse. Vi kører på RaceRoom, og I er selv med til at vælge biler og baner. Er I i tvivl, så tag imod vores anbefaling: en bane, der tilgiver en begynder, betyder mere for oplevelsen end en hurtig bil gør.
De første omgange er usikre for alle deltagere. Det er en del af forløbet, ikke et problem.
Når racersimulatorer ikke er det rigtige valg
Der er tilfælde, hvor I bør vælge noget andet, og de er lige så værd at kende nu.
Skal aktiviteten kunne køre i baggrunden hele aftenen, mens deltagerne kommer og går, er et firmaevent med instruktør og fast tidsramme forkert sammensat. Der bør I i stedet se på simulatorer lejet pr. dag, hvor der ikke følger et program med.
Skal alle 60 deltagere have lige meget tid i sædet inden for to timer, kan det ikke lade sig gøre med seks simulatorer. Og har I et lokale, hvor pladsen reelt ikke er der, siger vi det, når vi har hørt målene, frem for at møde op og opdage det på dagen.
I de øvrige tilfælde passer det godt: en aktivitet, der kommer til jer, står indendørs og ikke stiller krav til deltagernes forudsætninger.
Se prisen for jeres opsætning i bookingen, eller læs først, hvad der er inkluderet, på siden om firmaevents. Er I flere end 48, eller skal arrangementet vare mere end fire timer, så send os en forespørgsel i stedet, for den slags kan ikke sættes op i bookingen.
